Il successo di un’azienda non può non passare per l’utilizzo di un software gestionale. Negli ultimi decenni, in tutto il mondo occidentale e nei mercati avanzati, le realtà imprenditoriali nonché professionali hanno appurato come l’utilizzo di un software gestionale per la fatturazione e la gestione finanziaria sia strumento essenziale per l’impresa stessa. Oggi ci soffermiamo ad analizzare le necessità e gli adempimenti buracratici ai quali deve sottostare il libero professionista.
Il ciclo documentale del libero professionista
Nello svolgimento della sua attività un libero professionista, che rende servizi nei confronti dei suoi clienti, si trova quotidianamente a gestire una serie di adempimenti documentali, che hanno avvio molto spesso con la redazione di un preventivo e si concludono con l’emissione della fattura.
Il preventivo
La Legge n.124/2017, legge annuale per il mercato e la concorrenza, ha stabilito l’obbligo del preventivo scritto per tutti liberi professionisti che svolgono attività regolamentate (avvocati, dottori commercialisti, etc.).La disposizione del preventivo obbligatorio mira a tutelare il consumatore e regolamentare le attività del professionista.
Il preventivo deve essere redatto in forma scritta, in un documento cartaceo o digitale. La legge prevede infatti espressamente entrambe le modalità. Il punto determinate è che si abbia un riscontro dell’attività svolta e che il documento, cartaceo o digitale, sia reso disponibile al cliente.
Il preventivo obbligatorio deve specificare le spese, anche forfettarie, il compenso professionale, le imposte (IVA, ritenuta d’acconto) e gli oneri (cassa professionale). Inoltre, deve specificare, in modo esauriente e comprensibile al cliente, la tipologia della prestazione che verrà svolta. Nella descrizione della prestazione deve essere specificato anche il grado di complessità dell’attività professionale e le eventuali prestazioni accessorie.
La fattura proforma
E’ un documento che non ha valore fiscale. Essa viene emessa prima della fattura fiscale vera e propria e non rappresenta l’obbligo del cliente di pagare.
È consuetudine per i liberi professionisti emettere la fattura proforma, o il preavviso di fattura, per anticipare al cliente il conto da pagare, senza emettere fattura. In altri termini, l’emissione della proforma non determina in capo al professionista l’obbligo di dover corrispondere l’IVA all’Agenzia delle Entrate. Ai fini IVA, infatti, l’emissione della fattura avviene nel momento di effettuazione di un’operazione che, per i professionisti, coincide con il pagamento del corrispettivo.
Risulta quindi utile sia per il cliente (che può verificare il prezzo, gli articoli e la correttezza dei dati fiscali), che per il fornitore che evita, in caso di errori, di dover emettere note di credito per stornare la fattura precedente.
La fattura elettronica
Secondo quanto previsto dall’art. 21, D.P.R. n. 633/1972, nel caso di prestazioni di servizi, i liberi professionisti sono chiamati a emettere la fattura elettronica nei 12 giorni successivi alla data in cui è avvenuto il pagamento del compenso dovuto.
La fattura del libero professionista deve contenere obbligatoriamente diverse informazioni:
- i dati identificativi dell’emittente: nome e cognome, indirizzo, partita IVA;
- i dati identificativi del cliente: nome e cognome/ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale del cliente;
- il numero progressivo della fattura;
- la data di emissione;
- una descrizione breve di tutti i prodotti/servizi;
- la quantità e il prezzo unitario al netto dell’IVA;
- il prezzo totale al netto dell’IVA;
- la rivalsa INPS del 4%, se si decide di applicarla (non è obbligatoria) o altra rivalsa dei vari ordini professionali;
- l’IVA, sia la percentuale che l’importo, se prevista;
- la ritenuta d’acconto, se prevista;
- il totale della fattura;
- il netto da pagare.
Inoltre, è possibile inserire altre informazioni utili, come i termini e le modalità di pagamento.
Il sollecito di pagamento
Spesso i liberi professionisti si trovano alle prese con clienti che ritardano i propri pagamenti a causa di una momentanea difficoltà economica, rendendosi addirittura irreperibili. Per questo, è opportuno tutelare i propri interessi ricorrendo a precise procedure di recupero del credito: lo strumento utilizzato in questi casi è il sollecito di pagamento, un documento ufficiale che include tutti gli estremi del debito e che può avere, se opportunamente redatto, valore legale.
Per poter emettere una lettera, o e-mail, di sollecito pagamento, è necessario avere una fattura che rappresenta, infatti, il documento dal quale è possibile dedurre tutte le informazioni relative al debito insoluto e gli estremi del rapporto tra le parti, inclusi i termini di pagamento concordati.
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Dopo aver analizzato, passo dopo passo, il ciclo documentale del libero professionista nasce una considerazione spontanea: anche la libera professione richiede molteplici adempimenti dal punto di vista burocratico!
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