Documenti, rapporti, preventivi, ordini, fatture, relazioni e chi più ne ha più ne metta. Qualunque sia la tua attività è praticamente impossibile che il tuo ufficio non sia invaso da scartoffie di ogni genere. E, al di là dell’elevata quantità di carta, sicuramente una delle attività più stressanti in assoluto è la sua registrazione e archiviazione, processo che richiede delle idee belle chiare e una decisa organizzazione (mentale) per potersi ricordare agevolmente dove le citate scartoffie sono conservate. Fortunatamente, sembrerebbe che gli scenari futuri siano ben diversi in virtù del processo di digitalizzazione dei documenti partito negli ultimi anni. Una precisazione: per digitalizzazione dei documenti s’intende rivedere in ottica digitale tutto il processo in cui le informazioni aziendali vengono processate e impiegate, per cui non soltanto la dematerializzazione del documento in senso stretto. La digitalizzazione comporta quindi un cambiamento nei processi e nelle procedure che hanno da sempre sotteso il tradizionale documento cartaceo.
Cerchiamo di capire ancora meglio questo processo osservando il quadro normativo vigente. Quest’ultimo consente di dematerializzare la stragrande maggioranza dei documenti utilizzati in ambito business. La complessità del processo di digitalizzazione dei documenti varia a seconda delle imprese: è limitata se si lavora su documenti che sono “nativamente” digitali (Libri, Registri contabili, contratti); è crescente quando prendiamo in considerazione documenti analogici cartacei, contenenti firme autografe e timbri. È opportuno dunque rivedere le regole, i processi e i modelli di gestione che fino a oggi sono stati adottati dalla propria azienda. Nulla di complesso! Un cambiamento che viene agevolato quando si comprendono appieno il valore e le opportunità che ne derivano.
Non si tratta infatti soltanto di avere una scrivania più ordinata e meno pareti dell’ufficio ricoperte di raccoglitori. Con la digitalizzazione dei documenti si sviluppano dei vantaggi economici “diretti”: meno impiego di materiali consumabili e riduzione dei costi associati agli archivi fisici. Si riduce poi la dispersione nell’organizzazione, facendo in modo che un’attività di gestione non risulti destrutturata e disallineata rispetto a quelle scelte dai colleghi: detto in parole povere, si guadagna tempo in quanto l’accesso al documento risulta più semplice. Aumenta inoltre l’efficienza di gestione: per esempio, il maggior controllo sui recapiti migliora le pratiche di sollecito e recupero crediti, accorciando la catena dei pagamenti. Inoltre, solo con una gestione digitale è possibile creare un sistema di tracciamento e statistiche, fondamentali per verificare l’efficienza del proprio sistema di gestione documentale. Con la digitalizzazione dei documenti e la gestione dei dati in essi contenuti è possibile quindi alimentare il “Big Data Base” dell’azienda e aprire l’opportunità dell’analisi di questi dati attraverso strumenti di intelligenza artificiale.
Sara Avanzi