Il successo di un’azienda non può non passare per l’utilizzo di un software gestionale. Negli ultimi decenni in tutto il mondo occidentale e nei mercati avanzati le realtà imprenditoriali nonché professionali hanno appurato come l’utilizzo di un software gestionale per la fatturazione e la gestione finanziaria sia strumento essenziale per l’impresa stessa. Si parte dal presupposto che oramai non esiste realtà imprenditoriale che non sia dotata di almeno un PC. Ovviamente il mercato propone molteplici soluzioni pertanto la scelta del gestionale non sempre è cosa facile soprattutto quando non si conosce effettivamente le potenzialità di questi software applicata alla realtà che devono gestire.
Di seguito riportiamo quelle che, come utilizzatori e promotori di uno specifico gestionale, riteniamo siano caratteristiche fondamentali che un software di questo tipo deve avere.
- Semplicità d’uso ed elevata automazione. È opportuno considerare che il 99% delle imprese italiane sono di piccole e piccolissime dimensioni e che nella maggior parte di questi casi il software di fatturazione o il gestionale viene utilizzato dallo stesso imprenditore o da un suo collaboratore. Detto questo è indispensabile che il programma in questione sia intuitivo onde evitare sprechi di tempo e inutilizzo di tutte le risorse in esso contenute.
- Affidabilità e costante aggiornamento. Di sicuro un prodotto proveniente da una solida realtà parte avvantaggiato, ma non va tralasciato che per un prodotto di questo tipo l’affidabilità è sinonimo di modernità. Realtà di nascita recente tendono ad aggiornare con più frequenza i loro prodotti mentre soluzioni più datate di solito presentano aggiornamenti più raramente, per esempio ogni 3/6 mesi…l’importante è verificare che il software che si è scelto o si intende scegliere sia “vivo” e quindi che il suo ultimo aggiornamento non risalga a 2 anni fa.
Le caratteristiche appena descritte ovviamente devono trovare risposta in tutte le funzionalità del software gestionale. Dal lato meramente pratico, un buon gestionale dovrebbe occuparsi delle seguenti funzioni.
Gestione pagamenti, prima nota e scadenzario: avere il controllo sulla liquidità aziendale e sui flussi di cassa in entrata e uscita è alla base di ogni attività imprenditoriale. Meglio ancora se le operazioni in questione sono direttamente collegate a uno scadenzario e, se si tratta di un pagamento, alle varie modalità con le quali questo può essere espletato (home banking, mobile-POS, PayPal, …).- Fatturazione: facilità di compilazione e possibilità di personalizzare (intestazione, logo, aggiunta campi, codici, diciture, ecc.) ma soprattutto possibilità di ricavare fatture da altri documenti già emessi (documenti di trasporto, preventivi, …) il tutto per ottimizzare i tempi e ridurre i margini di errore. E per chi col proprio business è soggetto a operazioni di routine, l’emissione della fattura e la relativa richiesta di pagamento può essere ancora più veloce impostando una ricorrenza. Non va poi dimenticato l’obbligo per chi lavora con la Pubblica Amministrazione di emettere fatture elettroniche, funzionalità non sempre supportata da tutti i gestionali.
Gestione del magazzino:
- tracciabilità degli articoli;
- etichette personalizzate e lettori di codici a barre e/o terminali laser portatili;
- situazione scorte, merce in arrivo, prodotti esauriti, sotto scorta o da riordinare;
- possibilità di gestire molteplici magazzini.
- Supporto alla vendita:
- emissione rapida di preventivi mediante il richiamo di voci (prodotti o servizi) a listino;
- collegamento ai registratori di cassa.
- Scalabilità, intesa come la capacità di un sistema di adattarsi al variare del volume o della tipologia dei dati trattati. Ciò implica una valutazione delle necessità di gestione nel medio termine (2-3 anni). Si valuta quindi in questo contesto la possibilità di affidare a più utenti l’uso del gestionale e di importare ed esportare dati, posto che in vi sia in un futuro più o meno immediato la volontà di integrare i prodotti e servizi offerti.
- Analisi: è importante che la soluzione gestionale permetta di vedere dati di fatturato aggregati secondo varie dimensioni e consenta di analizzare l’andamento del business in periodi diversi in funzione dell’elaborazione di previsioni future (analisi acquisti e venditi e dei flussi finanziari).
- Assistenza e supporto: avere a disposizione tutte le funzioni finora descritte, per quanto esse possano essere semplici e intuitive, presuppone che vi siano al contempo strumenti a supporto nell’utilizzo delle stesse. Non solo i classici manuali; i moderni software gestionali sono supportati anche da video-guide, guide operative e seminari online oltre a customer care dedicati.
