Il Mail Server -composto da un software e la macchina su cui è installato- svolge funzione di ricezione e smistamento di e-mail tra più computer, differenziandosi dal Client di posta (mail user agent) collocato invece nella macchina dell’utente finale. L’utilità del Mail Server è palese (alternativa sarebbe tornare a carta, inchiostro e francobolli), tuttavia il protocollo standard che gestisce la trasmissione mail (SMTP) è obsoleto e presenta problemi di sicurezza, in quanto non richiede l’autenticazione degli utenti.
Se siete titolari di un’azienda, rinunciare ai servizi di posta elettronica è impensabile, quindi la soluzione ideale consiste nell’impiego di un Mail Server interno alla vostra struttura, legato a dominio privato e dotato di filtro antivirus che garantisca, oltre all’efficienza, una totale sicurezza. I vantaggi forniti da un Mail Server riservato sono molteplici: è possibile scaricare più caselle mail su unico account, configurare un server di posta in uscita in modo da non essere legati a provider esterni e consultare l’archivio di tutti i contenuti e-mail senza essere connessi a Internet. Non esiste poi un limite predefinito di spazio riferito alla dimensione delle caselle di posta, che vengono amministrate in piena autonomia. Spesso, utilizzando un Mail Server pubblico, la posta elettronica non aperta rimane in giacenza per giorni dentro banchi di memoria esterni all’azienda, mettendo così a rischio la privacy dei dati contenuti: con un Mail Server privato questo pericolo non sussiste. Impiegando il protocollo IMAP è garantita inoltre una perfetta sincronizzazione e tracciabilità della posta, indipendentemente dal client installato. Viene poi ridotta la banda internet occupata, perché se in uno scenario classico tutte le e-mail sono consegnate al server esterno per tornare successivamente in rete (occupando due volte la banda), con un Mail Server privato le e-mail intradominio transitano esclusivamente all’interno. Per quanto riguarda i criteri antispam e antivirus, è possibile decidere autonomamente qualsiasi politica di configurazione. Altro privilegio è la libertà d’accesso ai log, che permette di verificare il percorso d’ogni e-mail fino alla ricezione del server destinatario; tale procedura non sostituisce formalmente la posta elettronica, ma rappresenta comunque un ottimo strumento di verifica.
Finora abbiamo esposto i vantaggi compresi nel possesso di un Mail Server aziendale, ma è necessario tener conto del fatto che tale dispositivo, per poter essere settato, utilizzato e mantenuto al meglio delle sue funzioni, necessita una certa competenza da parte di chi lo gestisce. A questo punto vi sono due alternative: la prima -molto dispendiosa in termini di tempo, denaro e più adatta alle grandi realtà aziendali- prevede la formazione (o inserimento) in organico di un team specializzato capace di ripristinare in ogni momento il servizio, risolvendo eventuali criticità. La seconda opzione, ideale per imprese di piccola e media grandezza, consiste nell’avvalersi d’una società IT esterna, che installi in azienda un Mail Server (calibrato sulle esigenze di quest’ultima) e si occupi della sua gestione -configurazione, sincronizzazione, protezione da virus, posta indesiderata, spam ecc.- completamente da remoto. Potrete così usufruire dei vantaggi di un Mail Server privato, senza al contempo doverne subire gli svantaggi: ciò vi permetterà di dedicare tempo ed energie unicamente allo sviluppo della vostra attività.
Marcello Argenti